Lanceur d’Alerte :

Procédure Interne de signalement :

1. Préambule

Selon l’article 1 de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 le lanceur d’alerte est « une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur :

un crime ou un délit (par exemple : les faits de corruption, le trafic d’influence, le détournement de fonds publics ou privés, la mise en danger de la vie d’autrui) ;
une menace ou un préjudice pour l’intérêt général (par exemple : des agissements susceptibles de faire courir un danger ou une atteinte à la sécurité de la population dans le domaine de la santé ou de l’environnement) ;
une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union Européenne, de la loi ou du règlement ».

Seules les informations présentant un caractère illicite ou portant atteinte à l’intérêt général peuvent faire l’objet d’un signalement. Ainsi, de simples dysfonctionnements au sein de Maser Engineering ne peuvent fonder une alerte.

Les lanceurs d’alerte peuvent effectuer un signalement dit « interne », objet de la présente procédure, ou effectuer un signalement dit « externe », soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement auprès de l’une des autorités compétentes.

Lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. Seuls les faits entrant dans ce champ d’application peuvent faire l’objet d’un signalement par le biais de la procédure.

Les faits, informations ou documents, quels que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l’enquête et de l’instruction judiciaire ou le secret professionnel de l’avocat sont exclus du régime de l’alerte.

Afin de recevoir et traiter ces signalements, la Société Maser Engineering a donc mis en place une procédure de recueil de ceux-ci.

Le respect de la procédure décrite ci-après confère la protection légale propre au statut de lanceur d’alerte. Tout abus de signalement privera l’émetteur de l’alerte de ladite protection.

Cette procédure annexée au règlement intérieur a fait l’objet d’une information consultation du Comité Social et Economique le 2 mai 2023.

Le règlement intérieur ainsi amendé ainsi que l’avis du CSE ont été communiqués à l’Inspection du Travail et déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes.

2. Personnes susceptibles d’émettre des alertes

Peuvent émettre des alertes par le biais de cette procédure :

Un candidat à l’embauche lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de la candidature ;
Un membre ou un ancien membre du personnel de l’entreprise lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre professionnel ou de la relation de travail ;
Un collaborateur extérieur ou occasionnel ;
Un actionnaire, un associé, un titulaire du droit de vote au sein de l’assemblée générale
Un membre de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
Un cocontractant de la Société, un sous-traitant, ou lorsqu’il s’agit de personnes morales des membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants, ainsi que des membres de leur personnel.

3. Personnes susceptibles de recevoir des alertes en interne

L’alerte peut être transmise à la Direction des Ressources Humaines et plus spécifiquement à M. Styve JOLY, Directeur Ressources Humaines.

Il dispose par son positionnement et son statut, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de ses missions.

Tout signalement reçu par d’autres personnes ou services de Maser Engineering et non habilités par la présente procédure sera impérativement transmis de manière confidentielle et sans délai à la personne et service référencé ci-dessus – dûment habilité aux fins des présentes.

4. Forme de l’alerte interne

Le signalement pourra être fait :

Soit par courriel à l’adresse suivante : styve.joly@maserengineering.com
Soit par courrier recommandé avec Accusé Réception adressé à M. Styve JOLY, DRH – 6 rue Toulouse Lautrec 75017 Paris

En cas d’envoi de documents par voie postale, il est préconisé le système de la double enveloppe. Pour cela, le lanceur d’alerte

Insère les éléments de votre alerte dans une enveloppe fermée portant exclusivement la mention « SIGNALEMENT D’UNE ALERTE » ;
Introduit cette enveloppe dans une seconde enveloppe sur laquelle figure l’adresse de la Direction Ressources Humaines.

Afin d’étayer son signalement, la personne signalant des faits obtenus dans le cadre de ses activités professionnelles devra transmettre les éléments dont elle dispose avec le plus de précisions possibles et les documents permettant d’étayer les faits signalés qui se sont produits ou sont susceptibles de se produire.

Les informations communiquées dans le cadre d’un dispositif d’alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.

Ainsi, le signalement devra, dans la mesure du possible, indiquer :

La description du ou des manquement(s) éventuel(s) ;
La date de commission des faits signalés ou de la tentative, le cas échéant ;
Le lieu auquel les faits signalés sont survenus le cas échéant ;
L’identité des personnes en cause ;
L’identité des témoins du manquement, le cas échéant ;
La manière dont le lanceur d’alerte a eu connaissance des faits.

5. Identification du Lanceur d’alerte

Lors du signalement, en plus des éléments listés ci-dessus et afin de permettre son identification, le lanceur d’alerte devra renseigner :

Son identité (prénom et nom) ;
Sa fonction et son statut par rapport à l’entreprise (par exemple salarié, collaborateur extérieur, etc… ainsi que les éléments permettant de justifier de sa qualité de lanceur d’alerte) ;
Ses coordonnées (numéro de téléphone et/ou adresse mail)

A titre exceptionnel, il sera possible d’émettre une alerte de manière anonyme, à condition que :

La gravité des faits soit établie et que les éléments factuels soient suffisamment détaillés
Le traitement de cette alerte fasse l’objet de précautions particulières, telles qu’un examen préalable de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.

Dans ce cas, le signalement sera traité en l’état.

Par souci d’impartialité de la procédure, afin de prévenir le cas échéant, tout risque d’un éventuel conflit d’intérêt, l’émetteur de l’alerte pourra adresser son signalement en interne via la présente procédure, ou préférer un signalement externe à la Société.

6. Suites données au signalement

6.1 Réponse du destinataire de l’alerte

Le destinataire du signalement défini à l’article 3 indiquera par écrit la bonne réception du signalement à son auteur, dans les 7 jours ouvrés.

6.2 Vérification du respect des conditions légales

Il vérifiera le respect des conditions légales concernant le champ matériel de l’alerte et la qualité de l’émetteur de l’alerte.

Un complément d’information pourra être demandé à l’auteur du signalement.

6.3 Signalement ne respectant pas les conditions légales

Le cas échéant, le destinataire de l’alerte effectuera un retour par écrit sur les raisons et les suites d’un signalement ne respectant pas les conditions précitées.

Dans ce cas, la procédure de traitement du signalement ne pourra aboutir et sera clôturée immédiatement après.

Néanmoins si les faits le requièrent, ils pourront conduire la Société à envisager une procédure disciplinaire ou judiciaire selon les cas.

6.4 Traitement du signalement respectant les conditions légales

Lorsque les conditions sont remplies, le signalement est traité.

Selon les circonstances et les faits, le lanceur d’alerte pourra être reçu par le Dirigeant de la Société ou le destinataire du signalement identifié à l’article 3 en vue d’un complément d’information.

En quel cas, que l’échange ait lieu en présentiel ou en distanciel, une consignation de l’échange sera mis en place après recueil du consentement du lanceur d’alerte. Cette consignation se fera soit par un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit par l’établissement d’un procès-verbal.

Afin d’évaluer l’exactitude des allégations, et en fonction de la nature des manquements signalés, la Société pourra mener une enquête, voire diligenter une expertise.

Il sera indiqué par écrit, à l’émetteur du signalement, dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois à compter de l’accusé réception susvisé à l’article 6.1, les mesures envisagées ou prises pour d’une part, évaluer l’exactitude des allégations, et d’autre part, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement.

Si les manquements sont avérés, et en fonction de leur gravité, l’alerte pourra être suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire à l’encontre des personnes mises en cause, selon les cas.

La Société procèdera à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet.

L’auteur du signalement en sera alors informé par retour écrit de la Société lui notifiant la clôture du dossier.

7. Conséquences du signalement pour la personne émettrice

L’utilisation abusive du présent dispositif peut exposer l’auteur de l’alerte à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.

A l’inverse, l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’exposera l’émetteur de l’alerte à aucune sanction disciplinaire.

8. Information de toute personne visée par une alerte

Conformément à l’article 14 du règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2019 dit « RGDP » et à la délibération CNIL du 18 juillet 2019, le destinataire de l’alerte informera toute personne visée par une alerte (témoin, victime, auteur présumé des faits) dans un délai raisonnable ne pouvant dépasser un mois à la suite de la réception de l’alerte.

En application de la délibération de CNIL n°2017-191 du 22 juin 2017, lorsqu’une personne fait l’objet d’une alerte, elle est informée :

De l’entité responsable du dispositif
Des faits qui lui sont reprochés
Des services éventuellement destinataires de l’alerte
Des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement ainsi que son droit à l’oubli

Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires afin de prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de la personne visée par l’alerte a lieu après l’adoption de ces mesures conservatoires.

En aucun cas, la personne visée par le signalement ne peut faire valoir son droit d’accès afin d’obtenir l’identité de l’émetteur de l’alerte ni celle de tiers.

9. Obligation en matière de protection des données personnelles

9.1 Collecte des données

Les données collectées dans le cadre du signalement des alertes et de la procédure de vérification font l’objet d’un traitement figurant dans le registre des traitements de données de la Société et ayant fait l’objet d’une analyse d’impact sur la protection des données.

Dans le cadre du dispositif de signalement des alertes prévu par la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, seront traitées les données suivantes :

Identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet de l’alerte ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte ;
Faits signalés ;
Eléments recueillis dans le cadre de vérification des faits signalés ;
Compte rendu des opérations de vérification ;
Suites données de l’alerte.

Seules les informations pertinentes et nécessaires au regard des finalités du traitement son collectées.

Ces données sont conservées sous format papier et informatique.

9.2 Conservation et destruction des données

Lorsque, dès son signalement, l’alerte est considérée comme n’entrant pas dans le champ du présent dispositif, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées sans délai.

Lorsque l’alerte n’est suivi d’aucune procédure disciplinaire ou judiciaire et lorsque le délai de deux mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de vérification est écoulé, les données qui pourraient permettre l’identification de l’auteur du signalement son détruites ou anonymisées.

Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure et expiration des voies de recours à l’encontre de la décision.

9.3 Confidentialité des données

La présente procédure mise en œuvre pour recueillir les signalements garantit une stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par l’ensemble de ses destinataires.

Les éléments permettant l’identification de l’émetteur de l’alerte ne peuvent être divulgués sans son consentement, excepté à l’autorité judiciaire lorsque les personnes chargées du recueil et du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits auprès du juge. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.

Les éléments de nature à identifier la personne visée par le signalement ne pourront être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’un fois établi le caractère fondé du signalement.

Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement et dans le respect d’une stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement et des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement ainsi que des principes susvisés.

9.4 Information sur le traitement des données

Les informations recueillies dans le cadre de la présente procédure de signalement font l’objet d’un traitement dont le responsable est la Société.

Ces informations sont nécessaires afin de permettre le traitement des alertes conformément aux obligations légales.

A défaut de fournir les éléments sollicités, il ne sera pas possible de traiter l’alerte.

Les données recueillies dans le cadre de cette procédure sont destinées à la Direction des Ressources Humaines en tant que représentant de la Société et destinataire du signalement.

10. Diffusion de la procédure

Cette procédure interne est annexée au règlement intérieur afin qu’elle puisse être connue de tous.

11. Signalement externe et divulgation publique

11-1 Signalement externe

Toute personne visée à l’article précité, souhaitant signaler les faits entrant dans le champ d’application de l’alerte interne, pourra effectuer un signalement interne selon la procédure décrite aux articles précédents ou effectuer un signalement externe soit après un signalement interne, soit directement, auprès :

de l’une des autorités compétentes parmi la liste des autorités externes référencées au sein du décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 ;
du Défenseur des droits ;
de l’Autorité judiciaire (cf. Procureur de la République) ;
d’une institution, d’un organe ou organisme européen compétent.

Selon la procédure fixée par chaque institution.

Le cas échéant et s’agissant des modalités du signalement, il incombe à l’auteur du signalement de préciser à l’autorité, concomitamment à son signalement, s’il a ou non transmis ce dernier par la voie interne dans les conditions légales prévues au I. l’article 8 de la Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016, dite « Loi Sapin II ».

L’autorité externe vérifie que l’alerte relève bien de sa compétence ; et si les conditions prévues par l’article 6 de la Loi du 9 décembre 2016 sont respectées elle peut, à cette fin, demander tout complément d’information à l’auteur du signalement.

Lorsque l’alerte ne relève pas de sa compétence ou qu’elle relève en partie de la compétence d’autres autorités, elle la transmet sans délai à l’autorité compétente ou au Défenseur des droits dans des conditions permettant de garantir l’intégrité et la confidentialité des informations qu’elle contient.

L’auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles l’autorité estime, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions prévues par l’article 6 de la Loi du 9 décembre 2016.

11-2 Divulgation publique

La divulgation publique – c’est-à-dire le fait de rendre public un signalement – ne peut intervenir que dans les cas suivants :

consécutivement à un signalement externe soit en l’absence de mesures appropriées prise par l’autorité externe compétente ou en cas de non-respect des délais applicables par l’autorité externe compétente.
en raison d’un danger grave et imminent ;
en raison d’un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général (notamment en cas de situation d’urgence ou de risque de préjudice irréversible) et lorsque les informations sont obtenues dans le cadre des activités professionnelles) ;
si un signalement externe fait courir un risque de représailles à l’auteur de l’alerte ou qu’il ne permette pas de remédier efficacement à l’alerte en raison de circonstances particulières (suspicion de conflit d’intérêt, risque de dissimulation ou de destruction de preuve, collusion, etc.).

Le non-respect de ces étapes par l’émetteur de l’alerte est de nature à le priver du statut protecteur attaché à la qualité de lanceur d’alerte, et d’engager sa responsabilité civile et pénale – sans préjudice des autres cas d’alertes relatifs à des dispositifs spécifiques.